Gardez vos logiciels. On supprime les ressaisies.
Vos commandes clients entrent dans votre logiciel de gestion sans être recopiées à la main : du temps rendu à votre équipe, moins d’erreurs, des données justes dès l’entrée.
Exemple fictif : bon de commande de Mécanique Orvalle, deux références, des quantités et un délai, tel qu’il arrive par e-mail.
Bon de commandeCommande MO-2418
Mécanique Orvalle
- BR-2040Bride acier50 pièces
- VC-0830Vis CHC M8×30200 pièces
Livraison souhaitée : 12 jours
Le coût invisible d’une ressaisie
Une commande arrive par e-mail, en PDF. Quelqu’un la relit et la recopie dans le logiciel de gestion : client, références, quantités, délai. Ce geste paraît sans conséquence. Suivons une seule commande.
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Une commande arrive : deux références, des quantités, un délai.
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Elle est recopiée dans le logiciel de gestion.
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Une référence est saisie avec un caractère de différence. Cela arrive à tout le monde.
BR-2040 devient BR-2046
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La pièce préparée peut être la mauvaise.
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Le client peut recevoir une pièce qu’il n’a pas commandée.
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Parfois : un retour, une nouvelle préparation, un avoir, un client à rassurer.
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Pendant ce temps, le stock des deux références est faux dans le logiciel.
Une règle de pouce popularisée par Labovitz et Chang (1992) : plus une erreur avance dans la chaîne, plus elle coûte cher à corriger. Une référence vérifiée à l’entrée se corrige en quelques secondes. La même erreur, chez le client, mobilise la préparation, l’expédition, la comptabilité et le commercial.
Rien de tout cela n’est la faute de la personne qui saisit. C’est la copie manuelle qui crée le risque, à chaque commande, chaque jour.
Faites le calcul avec vos chiffres
commandes par jour × minutes par commande × jours travaillés par an = heures par an consacrées à la copie
Hypothèses
- 15 commandes par jour
- 6 minutes par commande, lecture, saisie et relecture comprises
- 220 jours travaillés par an
- une journée de sept heures et demie
Exemple fictif : remplacez par vos propres chiffres.
Mécanique Orvalle reçoit 15 commandes par jour. Chacune demande 6 minutes de lecture, de saisie et de relecture. L’entreprise travaille 220 jours par an.
15 × 6 × 220 = 19 800 minutes, soit 330 heures par an, soit environ 44 journées de sept heures et demie.
Relire ne suffit pas
On pense souvent qu’une relecture attentive rattrape les fautes de saisie. Une étude l’a mesuré. Barchard et Pace (2011) ont comparé trois façons de saisir des données de recherche depuis des feuilles de données, avec des participants étudiants : la saisie simple, la saisie suivie d’une relecture à l’œil, et la double saisie comparée par ordinateur. La relecture à l’œil n’a pas fait significativement mieux que la saisie seule. Seule la double saisie comparée par ordinateur a fait nettement mieux.
Barchard, K. A. et Pace, L. A. (2011). Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results. Computers in Human Behavior, 27(5), 1834-1839. DOI 10.1016/j.chb.2011.04.004.
Cette étude ne dit rien d’Ordeon. Elle dit quelque chose de la relecture : un contrôle mécanique et systématique bat l’œil humain. C’est le principe retenu pour vos commandes, avant qu’une personne ne valide.
Des données propres, partout après
Une commande juste dès l’entrée ne profite pas qu’à la saisie. Tout ce qui s’appuie dessus en profite.
Stock
Les quantités sorties correspondent à la commande. Le réapprovisionnement part de chiffres fidèles.
Planning d’atelier
Les bonnes pièces, les bonnes quantités, le bon délai : l’ordonnancement part d’une commande fidèle.
Préparation et expédition
On prépare ce qui a été commandé. Moins de retours, moins de re-préparations.
Facturation
La facture correspond à la commande. Moins d’avoirs, moins de litiges.
Statistiques
Vos chiffres de vente reflètent ce que les clients ont demandé. Vous décidez sur des données propres.
Relation client
Moins d’appels pour corriger, plus de temps pour répondre. La confiance se construit commande après commande.
Une journée avant / après
Exemple fictif : la personne chargée de l’administration des ventes chez Mécanique Orvalle.
Avant
- 8 h 30
- Douze commandes dans la messagerie, en PDF ou en photo.
- 8 h 45 à 11 h
- Lecture, saisie, relecture, commande par commande.
- 11 h
- Un client appelle : une référence livrée ne correspond pas à sa commande. Recherche, retour, avoir.
- 14 h
- Reprise de la saisie, les devis attendront demain.
- 17 h
- Deux commandes restent à saisir. Elles partiront en préparation avec un jour de retard.
Après
- 8 h 30
- Les douze commandes sont déjà lues et contrôlées. Dix sont prêtes à valider, deux sont signalées : un délai plus court que l’habitude, une référence inconnue.
- 8 h 45
- Validation des dix commandes, après vérification.
- 9 h
- Appel au client pour la référence inconnue : c’est une nouveauté de son catalogue, la fiche article est créée.
- 9 h 30
- Les devis en attente sont traités.
- 14 h
- Relance des clients dont la commande se fait attendre.
- 17 h
- Tout est en préparation.
Comment Ordeon fonctionne
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01
Commande reçue (PDF)
Mécanique Orvalle Commande MO-2418
- BR-2040Bride acier50 pièces
- VC-0830Vis CHC M8×30200 pièces
Livraison souhaitée : 12 jours
Vous recevez
Vos documents arrivent comme aujourd’hui : e-mail, PDF, photo ou papier. Vos clients ne changent rien.
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02
Lecture
- Client :
- Mécanique Orvalle
- Articles :
- 2
- Délai demandé :
- 12 jours
Ordeon lit
Ordeon relève les informations utiles : client, articles, quantités, prix, délais.
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03
Contrôles
- Référence BR-2040 : connue
- Quantité 200 : au-dessus du minimum
- Délai 12 jours : plus court que l’habitude, à vérifier
Ordeon contrôle
Il les confronte à vos règles : tarifs, remises, minimums de commande, délais. Ce qui ne correspond pas est signalé, avec la raison.
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04
Prête pour votre logiciel de gestion
- BR-2040Bride acier50 pièces
- VC-0830Vis CHC M8×30200 pièces
En attente de validation Valider
Vous validez
Une personne de votre équipe vérifie, corrige si besoin et valide. La saisie est alors prête dans votre logiciel de gestion.
Rien n’entre dans votre logiciel sans validation humaine. Un document qu’Ordeon ne sait pas traiter est mis de côté, jamais perdu.
Fiabilité et sécurité
Validation humaine obligatoire.
Aucune saisie n’entre dans votre logiciel sans l’accord d’une personne de votre équipe.
Contrôles déterministes.
À lecture identique, les contrôles donnent toujours le même résultat.
Une mesure que vous pouvez relire.
Avant tout engagement, Ordeon compare sa lecture à des documents de référence vérifiés à la main par votre équipe. Chaque mesure est archivée et donne lieu à un rapport daté, que vous conservez.
Traçabilité.
Chaque action est enregistrée : qui a validé, quoi, et quand.
Données protégées.
Vos documents servent uniquement à traiter vos documents. Le traitement est documenté conformément au RGPD, avec un contrat qui précise où vont vos données et combien de temps elles sont conservées.
Hébergement choisi avec le client.
Le lieu et les conditions d’hébergement sont décidés avec vous avant tout démarrage.
Transparence sur l’IA.
Ordeon utilise l’intelligence artificielle pour lire les documents et le signale clairement, conformément au règlement européen sur l’IA. Toute information lue automatiquement est présentée comme à vérifier.
Questions fréquentes
Est-ce que je dois changer de logiciel ?
Non. Ordeon s’adapte à votre logiciel, même ancien : par connexion directe lorsqu’elle existe, sinon par import de fichier.
Et si la lecture se trompe ?
Chaque information lue est confrontée à vos règles, et une personne de votre équipe valide avant toute saisie. Ce qui ne correspond pas est signalé, avec la raison. Un document illisible est mis de côté, jamais perdu.
Est-ce que ça remplace mon équipe ?
Non. Ordeon enlève la copie, pas le métier. Votre équipe garde la décision : elle vérifie, corrige, valide, et consacre le temps gagné aux exceptions et aux clients.
Où vont mes données ?
L’hébergement est choisi avec le client et décidé avec vous avant tout démarrage.
Combien ça coûte ?
On commence par un échange sur vos commandes. Aucune offre n’est proposée pour l’instant : Ordeon est un projet d’entreprise en cours de création.
Par quoi commence-t-on ?
Par un premier échange sur vos commandes. Si cela a du sens, Ordeon étudie vos flux et mesure le traitement sur un échantillon de documents que vous choisissez, dans un cadre écrit. Démarrage progressif, un type de document d’abord, puis un suivi dans la durée.
Parlons de vos commandes
Un échange court, chez vous ou en visio : vous décrivez comment vos commandes arrivent, et vous repartez avec une idée claire de ce qui peut être automatisé, et de ce qui ne le peut pas.